Overmorgen, op vrijdag 28 november 2008, wordt in België en Nederland de eerste nationale e-mailloze vrijdag georganiseerd. Computergebruikers worden alsmaar meer geconfronteerd met meer e-mailverkeer. Met het organiseren van de e-mailloze vrijdag wil initiatiefnemer Gunnar Michielssen mensen bewust maken hoe ze efficiënter en bewuster met elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail moeten omgaan. “Een tsunami aan e-mails, onduidelijke of nietszeggende berichten, teveel mensen in cc of bcc zetten… het zijn voorbeelden van een ongezonde e-mailcultuur, die de Belgische en Nederlandse economie samen jaarlijks meer dan 12 miljard euro kosten.37 jaar geleden werd de eerste e-mail verstuurd. De jongste vijf jaar verdubbelde het aantal e-mails wereldwijd tot 40 miljard... per dag. Jaarlijks stijgt dit cijfer met ruim 16%.
Bedienden die toegang hebben tot e-mail, besteden zo’n 30% van hun tijd aan het schrijven, lezen en afhandelen van de elektronische post. Wie zijn ‘inbox’ controleert, verliest al snel één tot twee minuten per consultatie. Niet omdat het lezen zelf zoveel tijd vraagt, wel omdat het recupereren van de onderbreking veel langer duurt dan men denkt. Wie zijn inbox elk kwartier vluchtig screent, verliest dagelijks meer dan een half uur.
Veel mensen laten zich volledig leiden door nieuwe inkomende berichten. Daarmee beslissen zij niet langer zelf hoe zij hun taken uitvoeren, maar geven ze de controle over hun werkdag helemaal uit handen. Voor eigenaars van een blackberry of iphone stelt het probleem zich nog scherper: zij worden ook ’s avonds, in het weekend of tijdens vakanties met nieuwe berichten geconfronteerd. Dit leidt volgens arbeidspsychologen tot stress en een directe daling van de arbeidsvreugde.
Ondernemingen krijgen de rekening van die scheefgegroeide e-mailcultuur gepresenteerd. Werknemers besteden minder tijd aan bedrijfskritische taken. Voorzichtige ramingen spreken van een jaarlijks verlies van ruim 3000 EUR per werknemer, die op het werk toegang heeft tot e-mail.
De eerste nationale e-mailloze vrijdag is geïnspireerd op de No E-mail Fridays in de VS. U.S. Cellular, Intel en Deloitte organiseerden dergelijke e-mailloze vrijdagen al op bedrijfsniveau. Gunnar Michielssen: “Een dergelijke aanpak heeft echter nadelen, want niet alle e-mailverkeer is intern. Daarom is het nuttig dat één vaste nationale datum wordt gekozen, om de e-mailstroom te stelpen.”
Op een e-mailloze dag moeten belangrijke en dringende boodschappen telefonisch of rechtstreeks worden overgemaakt. “Collega’s die elkaar nog nooit gesproken hebben, worden verplicht kennis te maken. Een dag zonder e-mail breekt de werkroutine en maakt medewerkers bewust van hun eigen gedrag”, aldus Michielssen. “Daarom roepen we het bedrijfsleven op om op vrijdag 28 november één dag geen e-mails te lezen of te verzenden.”
www.emaillozevrijdag.be
www.emaillozevrijdag.nl
Initiatiefnemer Gunnar Michielssen begeleidt als communicatieconsultant o.a. Janssens-Cilag, Belgacom, het Jeroen Bosch-Ziekenhuis in 's Hertogenbosch, ECS Venlo, Puratos, de Orde van Vlaamse Balies en Lu bij het bijsturen van de heersende e-mailcultuur. Gunnar is ook de bedenker van Operatie Lastpost, een trainingsprogramma dat werknemers wil aansporen om minder en efficiënter gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen. Op enkele maanden tijd namen al meer dan 2500 mensen deel aan deze training.
Perscontact: Gunnar Michielssen, tel. +32 2 688 28 01
