Vrijdag 28 november 2008 wordt de eerste nationale e-mailloze vrijdag. In de Verenigde Staten organiseren bedrijven al regelmatig ‘No Email Fridays’. Een e-mailloze vrijdag doorbreekt de vicieuze cirkel van alsmaar meer e-mails en maakt de mensen bewust hoe ze met hun elektronische post omgaan. “Teveel e-mails, onduidelijke of nietszeggende berichten, overdreven gebruik van cc of reply… een gezonde e-mailcultuur is noodzakelijk, want inefficiënt e-mailgebruik kost de Belgische economie jaarlijks meer dan 5 miljard EUR”, aldus initiatiefnemer Gunnar Michielssen.Bedienden die toegang hebben tot e-mail, besteden zo’n 30% van hun tijd aan het schrijven, lezen en afhandelen van de elektronische post. De jongste vijf jaar verdubbelde het aantal e-mails wereldwijd tot 40 miljard... per dag. Jaarlijks stijgt dit cijfer met ruim 16%. Wie zijn ‘inbox’ controleert, verliest al snel één tot twee minuten per consultatie. Niet omdat het lezen zelf zoveel tijd vraagt, wel omdat het recupereren van de onderbreking veel langer duurt dan men denkt. Wie zijn inbox elk kwartier vluchtig screent, verliest dagelijks meer dan een half uur.
E-mailtsunami eist zijn tol en kost 1,7% van het BNP
Veel mensen laten zich volledig leiden door nieuwe inkomende berichten. Daarmee beslissen zij niet langer zelf hoe zij hun taken uitvoeren, maar geven ze de controle over hun werkdag helemaal uit handen. Voor eigenaars van een blackberry of iphone stelt het probleem zich nog scherper: zij worden ook ’s avonds, in het weekend of tijdens vakanties met nieuwe berichten geconfronteerd. Dit leidt volgens arbeidspsychologen tot stress en een directe daling van de arbeidsvreugde. Ondernemingen krijgen de rekening van die scheefgegroeide e-mailcultuur gepresenteerd. Werknemers besteden immers minder tijd aan bedrijfskritische taken De voorzichtigste ramingen spreken van een verlies van 3000 EUR per werknemer per jaar. Gezien in ons land zowat 1,75 miljoen werknemers over e-mail beschikken, loopt het economische verlies op tot meer dan 5 miljard EUR .
Op een e-mailloze dag moeten belangrijke en dringende boodschappen telefonisch of rechtstreeks worden overgemaakt. “Collega’s die elkaar nog nooit gesproken hebben, worden verplicht kennis te maken. Een dag zonder e-mail breekt de werkroutine en maakt medewerkers bewust van hun eigen gedrag”, aldus Gunnar Michielssen. “Elk bedrijf zou e-mail minstens één dag per jaar moeten bannen. Daarom roepen we op om op vrijdag 28 november één dag geen e-mails te lezen of te verzenden.”
De eerste nationale e-mailloze vrijdag is geïnspireerd op de No Email Fridays in de VS. Zo verbood U.S. Cellular twee jaar geleden het gebruik van e-mail op vrijdag voor interne berichten. Ook Intel en Deloitte volgden het voorbeeld. Michielssen: “Een aanpak binnen één bedrijf heeft echter nadelen. Niet alle e-mailverkeer is intern. Kiest ieder bedrijf zijn eigen datum, dan stelpt dit maar een deel van de e-mailstroom, want heel wat e-mailverkeer verloopt tussen bedrijven.”
www.emaillozevrijdag.be
Initiatiefnemer Gunnar Michielssen begeleidt als communicatieconsultant o.a. Belgacom, Puratos, de Orde van Vlaamse Balies, Janssens-Cilag en Lu bij het bijsturen van de heersende e-mailcultuur. Hij is ook de bedenker van Operatie Lastpost, een trainingsprogramma dat werknemers wil aansporen om minder en efficiënter gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen. Op enkele maanden tijd namen al meer dan 2400 mensen deel aan deze training.
